Nataly Soulu

השלב של שבועיים שלושה לפני האירוע הוא שלב המחקר, הבדיקה והקניות הנגזר מתכנון האירוע ומהאופן בו אתם רוצים שהוא יעבור.

אוכל ? בחו"ל מקובל להגיש באירועי חברה או מסיבות קוקטייל חטיפים שניתן לאכול בהליכה או בעמידה ותוך כדי החזקת כוס שתייה ביד השנייה. בישראל לעומת זאת אוהבים לאכול ואוהבים לאכול בגדול ולכן יש לשקול האם כדאי באמת להסתפק בחטיפים או לצאת מנקודת הנחה שאנשים יגיעו רעבים וירצו להסתדר באיזה מזנון מפנק עם מנה בשרית רצינית או מנה אחרת. תחשבו כמה ישראלים אוכלים בקבלת פנים בחתונות וכדומה כדי להבין מה זה נישנוש קל אצלנו לעומת חו"ל. אם בכל זאת החלטתם שהאורחים יגיעו אחרי ארוחת ערב ויש להסתפק בכיבוד קל אז חטיפים מטוגנים למיניהם, מנות מסוגננות ומתוקים יהוו אחלה פתרון לסוגיית המזון באירוע, לצד קרקרים עם מיטבלים ופלטות של פירות או ירקות חתוכים. כמובן שלא כדאי להזניח את סוגיית השתייה המשמעותית באירועים כאלו. ארבע קודקודי השתייה עבורי הן בדרך כלל: קוקטיילים, בירות, יין ושמפנייה. אם אתם הולכים על קוקטיילים אז כדאי להקל על עצמכם ולבחור שניים או שלושה סוגים שניתן להכין מראש ואורחים יכולים להתכבד בהם עצמאית.

קישוט ותפאורה ? בדרך כלל אירועים עסקיים דורשים הרבה פחות מבחינת קישוט ותפאורה ובכל זאת אם אתם רוצים להשקיע מעל המקובל אז כדאי לשקול נרות ריחניים ומעוצבים או סידורי פרחים אלגנטיים, אפשרות אחרת היא תאורה מיוחדת שתיצור סוג של אומנות ויזואלית במרחב. חשוב להפריד בין התפאורה לאיזור האוכל ולפזר את האוכל באופן שווה במקומות שונים כדי למנוע התקהלות סביב שולחן כזה או אחר או סביב אלמנט תפאורה כזה או אחר

אז אחרי שסגרנו את נושא האוכל והתפאורה כדאי לחשוב על נושא הבידור. האם יש צורך בבידור ואם כן מאיזה סוג? כלומר האם ניתן להסתפק במוזיקת רקע רגועה ונעימה או שיש צורך להביא להקה שתנעים את אוזנם של האורחים במתחמים שונים או אולי אפילו ללכת על סטנד אפיסט או סוג של קריוקי? הכל תלוי באופי האירוע וברשימת המוזמנים ורצוי לתכנן את הדברים מראש במיוחד בכל הנוגע להגברה התלויה גם במבנה ובאופי המקום אחרת צפו לעוגמת נפש בכל הקשור לתוכן הבידורי.

שי צנוע ? תמיד תמיד תמיד כדאי להשאיר לאורחים משהו, מזכרת, אות תודה על כך שלקחו חלק באירוע. זה יכול להיות מגנטים פשוטים עם תמונות או משהו הרבה יותר יצירתי ומקורי כמו כוסות מעוצבות אישית, בקבוק יין או פותחן שלו או מחזיק מפתחות מעניין. תמיד כדאי את השי לשים בתוך קופסה או אריזה כלשהי כדי לתת לו תחושה יוקרתית יותר מאשר אם מחלקים אותו מתוך שקית ניילון ענקית.

תחבורה ביציאה מהאירוע ? כדאי מאוד לשקול שאטל למקום של תחבורה ציבורית או אדם שיארגן את נושא המוניות ביציאה. במקרים רבים האורחים שתו מדי וכל עזרה להגיע הביתה בביטחה יכולה לסייע להם ולהשאיר להם רושם חיובי.

המטרה של אירועים עיסקיים בגדול הם לבדר קולגות ואנשים העובדים יחד, לעיתים ליצור אפשרות לנטוורקינג או מינגלינג ולעיתים לגבש אותם יותר ולהגביר את הקשר החברתי ביניהם. למעשה אירגון של אירועים כאלו הוא די פשוט ולעיתים יש חברות המארגנות אותו אצלם במטה או אם ברצום לרענן קצת ולחדש אך עדיין לחסוך כסף אז עושים זאת בביתו של המנהל או בביתו של אחד מהעובדים הותיקים. כמובן שניתן גם לקחת מקום מקצועי שיאפשר לערוך אירוע שכזה. אירועים מסוג זה התחילו במסיבות הקוקטייל המפורסמות בתחילת המאה ה20 אשר איבדו מחינם ועשו קאמבק רק לאחרונה אל תוך הסצינה. אירוע מסוג זה אורך כשעתיים שלוש ובמהלכו מפנקים את המשתתפים בחטיפים שונים (בישראל לפעמים מרביצים באוכל יותר כבד) ובמשקאות אלכוהליים ורגילים ובמוזיקת רקע נעימה שעדיין מאפשרת לאורחים ליצור שיחות עומק עם משתתפים אחרים.

אם לקחת על עצמך את תפקיד המארגנת או המארחת אז חלק מהגדרת תפקידך הוא להציג אורחים מסויימים בפני אחרים ולהניע אינטרקציות וקשרים חברתיים כמו גם לדאוג שהאוכל והשתייה ימשיכו לזרום כל הזמן.

מה כדאי להכין וכיצד ראוי להתכונן לאירוע מסוג כזה?

כמו תמיד הכנה מראש היא משמעותית ביותר ויכולה להפוך את האירוע להרבה יותר פשוט אם הכל מוגדר ומובן ומתוכנן מראש. הדבר הראשון שעליכם לעשות הוא לבחור את התאריך. בחו"ל נהוג לעשות זאת במהלך סוף השבוע אך בישראל יש מגבלות של דת והתניידות כמו גם התחייבויות משפחתיות ולכן לעיתים בוחרים בערב כגון חמישי בערב או ביום ראשון בערב לפני שהשבוע ממש מתחיל. עדיין יש לקחת בחשבון שאולי חלק מהעובדים יגיעו עם האנג אובר לעבודה ביום שני.

השלב השני הוא בחירת המקום ? האם תרצו אירוע אינטימי יותר ויותר חם? אם כן כדאי לשקול אולי לערוך אותו בבית של אחד מהמשתתפים. אם מדובר באירוע יותר רשמי אז יש לשכור מקום או לערוך את האירוע במשרדי החברה. ישנה גם אפשרות ביניים של שכירת פאב או מועדון כלשהו אך סביר להניח שזה לא יתאפשר בסופי שבוע או בערבי חמישי. אם הולכים על שכירת מקום או עריכת אירוע בבית יש לקחת בחשבון נושאים כגון כשרות שוודאי רלוונטים לחלק ממשתתפי האירוע, דרכי הגעה ? כלומר האם יהיה נוח לאנשים להגיע בשעות הערב, האם תהיה להם חנייה, האם הם יוכלו להגיע ולחזור בקלות ובזול עם מונית במידה והם ירצו להשתכר? האם הם יכולים להגיע יחד ברכב אחד? כל אלו שאלות שכדאי ורצוי לקחת בחשבון כאשר קובעים את המקום בו רוצים לערוך את האירוע.

השלב השלישי הוא להחליט את מי מזמינים? רצוי להכין רשימת אורחים בהתאם למטרת האירוע ? כלומר האם מדובר באירוע עסקי נטו למטרת סגירת עיסקאות או נטווורקינג? האם מדובר באירוע יותר אישי של אדם מסויים בחברה שמגיע או עוזב או חוגג מאורע כלשהו? האם מדובר באירוע חברתי יותר ששם דגש על ההווי בחברה ואולי משתף אלמנטים של הומור ואווירה קלילה יותר במטרה ליצור קשר טוב יותר בין העובדים. כל אלו יקבעו את רשימת והיקף המוזמנים שממנו יגזרו הן התקציב והן מידת המשאבים שיידרשו ממך להצלחת האירוע.

לאחר שקבענו את תאריך האירוע, את מיקום האירוע ואת רשימת המוזמנים אז אנחנו יכולים להתחיל לשלוח הזמנות ולאשר הגעה. ישנן מגוון דרכים לעשות זאת ממייל, דואר, פייסבוק ועוד. מנסיוני הכי טוב ויעיל זה פשוט להשתמש במערכת לשליחת סמסים: בפעם הראשונה יש לשלוח הודעות לכולם ולאחר שמתקבלות תשובות לשלוח שוב לאלו שלא ענו ולהמשיך לפעם שלישית עם אלו שלא ענו גם בסבב השני ולהדגיש בתוכן ההודעה שכולם כבר אישרו הגעה או להיפך וכי הם האחרונים שנותרו. לאחר 3 סבבי סמס כדאי להרים טלפונים למי שעדיין לא הגיב ולוודא איתו. התהליך הזה ייתן את המידע המדוייק ביותר לגבי כמות המוזמנים כאשר יש לקחת בחשבון 10%-20% סטייה לכאן או לכאן. התהליך גם יסייע להבין עד כמה המידע על האירוע ברור ומה מידת ההתלהבות להגיע אליו.

כמובן שבאירועים המוניים שפשוט מזמינים את כולם ושהעלות פר מוזמן היא נמוכה יותר אין צורך לעבור את כל התהליך הסיזפי הזה.

השלב האחרון בתכנון המקדים הוא תכנון התקציב ? תכנון התקציב מאפשר לקבוע סדר עדיפויות של האירוע ? האם משקיעים באטרקציה או במזון, האם משקיעים במקום או בתאורה וכן הלאה. פרט לכך התקציב מאפשר לך למסגר את המאמצים שלך ולא לסטות לכיוונים לא רצויים שלא היו בתכנון המקורי.

שימו לב שחלק מהמאמרים והפוסטים שונו בעקבות משוב מאוד מועיל מקוראים ולדעתנו עברו שידרוג משמעותי. כמו כן חשוב לציין כי אין לקחת את הכתוב כיותר מאשר עצות ועליכם להפעיל שיקול דעת ולהחליט האם הכתוב מתאים לכם או לאו.

הרבה אנשים מעוניינים להפיק אירוע שבאמת ישאיר רושם, כזה שכולם ידברו עליו שנים רבות גם לאחר מכן. הניסיון שלנו מראה כי למקום ולאווירה יש חלק משמעותי וגם לאטרקציות השונות אך חשוב מכל הוא היחס האישי והמפנק שתתנו לכל אורח ואורח ולכן כדאי לחשוב מראש איך עושים זאת כמו שעושים אצל קבלה לעם.

לדוגמא ניתן לחשוב על שי קטן שיקבל כל אורח שמגיע לאירוע עם הקדשה שתפורה במיוחד עבורו. באירועים קטנים המשימה הזו הופכת להיות הרבה פחות מורכבת ומשדרגת את האירוע בעשרות מונים. אפשרות אחרת היא ליצור אינטרקציה בין האורחים בין אם בצורה של שיחה או סדנה באופן שיאפשר להם להכיר אחד את השני ולעבור תהליך רגשי אמיתי שיחקק אצלם. כמובן שאפשר גם ללכת לכל הכיוון של אטרקציות חיצוניות כגון זיקוקים, דמויות של גיבורי על, אקשן, הומור, מתקנים ועוד אך השאלה מה מהם ישאיר באמת את הרושם החזק ביותר.

חשוב מאוד לצלם את האירוע בצורה איכותית ולאפשר לתיעוד לצאת אל המשתתפים כך האירוע מעוצם גם לאחר שהסתיים ויש לו המשכיות. השיטה הפופלרית ביותר היא המגנטים עם התמונות שמחלקים באירועים אך היא קצת פאסה ויש אורחים שהמקרר שלהם כבר מפוצץ מגנטים בסגנון של הייתי באירוע ששילמתי עבורו מאות שקלים וכל מה שנשאר לי להראות זה את המגנט המסכן הזה עם התמונה שלא רואים בה כמעט כלום.

אפשרות אחרת היא להעלות את התמונות או הסרטונים לפייסבוק ולתייג חברים או אנשים ספציפיים שהופיעו בה כך תזכו לחשיפה המשמעותית ביותר. אפשר גם להקליט סרטון תודה או ברכה אישית לכל משתתף ולשלוח לו לאחר מכן במייל או בפייסבוק כאות תודה עם תמונות או רשמים מהאירוע. שוב, הכל תלוי במידת ההשקעה שלכם אך כלל שתשקיעו יותר בכל אורח ואורח כך הם יזכרו זאת יותר ויעריכו זאת יותר.