איך לתכנן אירוע עיסקי חברתי איכותי?

המטרה של אירועים עיסקיים בגדול הם לבדר קולגות ואנשים העובדים יחדלעיתים ליצור אפשרות לנטוורקינג או מינגלינג ולעיתים לגבש אותם יותר ולהגביר את הקשר החברתי ביניהםלמעשה אירגון של אירועים כאלו הוא די פשוט ולעיתים יש חברות המארגנות אותו אצלם במטה או אם ברצום לרענן קצת ולחדש אך עדיין לחסוך כסף אז עושים זאת בביתו של המנהל או בביתו של אחד מהעובדים הותיקיםכמובן שניתן גם לקחת מקום מקצועי שיאפשר לערוך אירוע שכזהאירועים מסוג זה התחילו במסיבות הקוקטייל המפורסמות בתחילת המאה ה20 אשר איבדו מחינם ועשו קאמבק רק לאחרונה אל תוך הסצינהאירוע מסוג זה אורך כשעתיים שלוש ובמהלכו מפנקים את המשתתפים בחטיפים שונים (בישראל לפעמים מרביצים באוכל יותר כבדובמשקאות אלכוהליים ורגילים ובמוזיקת רקע נעימה שעדיין מאפשרת לאורחים ליצור שיחות עומק עם משתתפים אחרים.

אם לקחת על עצמך את תפקיד המארגנת או המארחת אז חלק מהגדרת תפקידך הוא להציג אורחים מסויימים בפני אחרים ולהניע אינטרקציות וקשרים חברתיים כמו גם לדאוג שהאוכל והשתייה ימשיכו לזרום כל הזמן.

מה כדאי להכין וכיצד ראוי להתכונן לאירוע מסוג כזה?

כמו תמיד הכנה מראש היא משמעותית ביותר ויכולה להפוך את האירוע להרבה יותר פשוט אם הכל מוגדר ומובן ומתוכנן מראשהדבר הראשון שעליכם לעשות הוא לבחור את התאריךבחו"ל נהוג לעשות זאת במהלך סוף השבוע אך בישראל יש מגבלות של דת והתניידות כמו גם התחייבויות משפחתיות ולכן לעיתים בוחרים בערב כגון חמישי בערב או ביום ראשון בערב לפני שהשבוע ממש מתחילעדיין יש לקחת בחשבון שאולי חלק מהעובדים יגיעו עם האנג אובר לעבודה ביום שני.

השלב השני הוא בחירת המקום ? האם תרצו אירוע אינטימי יותר ויותר חםאם כן כדאי לשקול אולי לערוך אותו בבית של אחד מהמשתתפיםאם מדובר באירוע יותר רשמי אז יש לשכור מקום או לערוך את האירוע במשרדי החברהישנה גם אפשרות ביניים של שכירת פאב או מועדון כלשהו אך סביר להניח שזה לא יתאפשר בסופי שבוע או בערבי חמישיאם הולכים על שכירת מקום או עריכת אירוע בבית יש לקחת בחשבון נושאים כגון כשרות שוודאי רלוונטים לחלק ממשתתפי האירועדרכי הגעה ? כלומר האם יהיה נוח לאנשים להגיע בשעות הערבהאם תהיה להם חנייההאם הם יוכלו להגיע ולחזור בקלות ובזול עם מונית במידה והם ירצו להשתכרהאם הם יכולים להגיע יחד ברכב אחדכל אלו שאלות שכדאי ורצוי לקחת בחשבון כאשר קובעים את המקום בו רוצים לערוך את האירוע.

השלב השלישי הוא להחליט את מי מזמיניםרצוי להכין רשימת אורחים בהתאם למטרת האירוע ? כלומר האם מדובר באירוע עסקי נטו למטרת סגירת עיסקאות או נטווורקינגהאם מדובר באירוע יותר אישי של אדם מסויים בחברה שמגיע או עוזב או חוגג מאורע כלשהוהאם מדובר באירוע חברתי יותר ששם דגש על ההווי בחברה ואולי משתף אלמנטים של הומור ואווירה קלילה יותר במטרה ליצור קשר טוב יותר בין העובדיםכל אלו יקבעו את רשימת והיקף המוזמנים שממנו יגזרו הן התקציב והן מידת המשאבים שיידרשו ממך להצלחת האירוע.

לאחר שקבענו את תאריך האירועאת מיקום האירוע ואת רשימת המוזמנים אז אנחנו יכולים להתחיל לשלוח הזמנות ולאשר הגעהישנן מגוון דרכים לעשות זאת ממיילדוארפייסבוק ועודמנסיוני הכי טוב ויעיל זה פשוט להשתמש במערכת לשליחת סמסיםבפעם הראשונה יש לשלוח הודעות לכולם ולאחר שמתקבלות תשובות לשלוח שוב לאלו שלא ענו ולהמשיך לפעם שלישית עם אלו שלא ענו גם בסבב השני ולהדגיש בתוכן ההודעה שכולם כבר אישרו הגעה או להיפך וכי הם האחרונים שנותרולאחר סבבי סמס כדאי להרים טלפונים למי שעדיין לא הגיב ולוודא איתוהתהליך הזה ייתן את המידע המדוייק ביותר לגבי כמות המוזמנים כאשר יש לקחת בחשבון 10%-20% סטייה לכאן או לכאןהתהליך גם יסייע להבין עד כמה המידע על האירוע ברור ומה מידת ההתלהבות להגיע אליו.

כמובן שבאירועים המוניים שפשוט מזמינים את כולם ושהעלות פר מוזמן היא נמוכה יותר אין צורך לעבור את כל התהליך הסיזפי הזה.

השלב האחרון בתכנון המקדים הוא תכנון התקציב ? תכנון התקציב מאפשר לקבוע סדר עדיפויות של האירוע ? האם משקיעים באטרקציה או במזוןהאם משקיעים במקום או בתאורה וכן הלאהפרט לכך התקציב מאפשר לך למסגר את המאמצים שלך ולא לסטות לכיוונים לא רצויים שלא היו בתכנון המקורי.